Méthodologie d'audits croisés
Qui est concerné ?
Les personnels des établissements adhérents à la F2RSM Psy.
Pour réaliser cette étude, chaque établissement volontaire est mis à contribution. Il met à disposition au minimum une équipe de deux auditeurs. Le nombre d’équipes est déterminé en fonction de la taille de l’établissement et du nombre de secteurs.
Ainsi, les 4 EPSM de la région déléguent 2 équipes d’auditeurs et les autres établissements une seule équipe. Cette équipe est composée de deux professionnels de santé (médecin et/ou infirmier). Les personnes composant ce binôme sont, si possible, formées aux techniques de l’audit et ont déjà participé à des évaluations au sein de leur établissement ou autre (ex : audit interne).
Les établissements communiquent le nom de ces référents à la Fédération.
La préparation de l’audit
L’audit regroupe l'ensemble des établissements des Hauts-de-France. Aucune distinction n'est faite entre les types d’établissements : public, privé et Espic (Etablissements privés d'intérêt collectif).
Lorsque les volontaires sont connus, un tirage au sort est effectué pour déterminer où se rendront les auditeurs. Ce tirage au sort sera effectué par les membres de la commission technique de la fédération.Les résultats de ce tirage sont ensuite communiqués aux établissements participants.
Chaque structure est chargée de faire passer l’information auprès de son personnel.
Les modalités d’accueil dans les établissements
Au sein de chaque établissement, un référent d'accueil est mis à disposition, et son nom est transmis à la FR2SM Psy.
Son rôle est essentiellement d’orienter et d’accompagner les auditeurs au sein des services concernés, de faciliter leur travail et de garantir la bonne réalisation de l’audit. Ils sont également garants de la fiabilité et de l’exhaustivité des données recueillies en aidant les auditeurs, en cas de nécessité.
Les modalités de recueil des données
Selon le thème choisi par le commission technique "Partage des pratiques", celle-ci reprend soit un questionnaire déjà élaboré, soit le crée. Sur cette base, une fiche de recueil est constituée pour faciliter et rendre homogène la collecte des données.
Les auditeurs seront amenés à échanger avec les professionnels présents afin de pouvoir répondre aux différents items.
L’ensemble des documents d’enregistrements : les dossiers patients, les procédures, les différents supports de traçabilité (hygiène…) sont consultés par les professionnels présents.
L’analyse des résultats
Les grilles de recueil des données sont envoyées au siège de la F2RSM Psy et les données sont ensuite saisies et analysées sur le logiciel Epidata.
Pour le traitement des données, les auditeurs devront s’assurer de la qualité des informations recueillies, et notamment de leur exhaustivité et de leur lisibilité.
Le déroulement de l'audit
Avant la réalisation de l’audit, une réunion préliminaire d’une demi-journée est organisée avec les auditeurs et référents d’accueil pour présenter :
- le cadre de l’audit
- les deux grilles de recueil de données et les modalités de recueil
- le rôles des auditeurs et référent d’accueil
- les établissements affectés à chaque binôme
Deux dates de réunion d’information sont proposées, ces réunions se dérouleront dans les établissements adhérents.
L’audit est réalisé sur une semaine. Les dates de visite sont fixées en fonction des disponibilités de chaque intervenant.
Plus d'informations par mail.